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每周回顧的益處

封面圖片(每周回顧的益處)
圖片來源:Jazmin QuaynorUnsplash

你有每周回顧的習慣嗎?你多久看一次你的日曆和時間表?

要管理好工作與生活,其中一個好方法就是在每個星期預留一定的時間,去回顧過去一週的活動履歷和紀錄。不僅是去查看日曆和時間表,還包括檢查你的記事簿、收件箱,以及所有文書工作,以確認涵蓋你的全部重要工作。另一個關鍵,就是要檢討在長遠目標和計劃上的進展情況,例如:年度目標的里程碑、畢業論文的頁數等等。

「每週回顧」為什麼?

你可能會對這種做法的價值存在一些疑問,因為聽起來是一件既枯燥又麻煩的事。這是可以理解的,因此讓我告訴你它的一些好處,包括以下 4 點:

保持有序: 每週回顧是對鬆散的頭緒進行組織梳理,反思短期目標的一個好機會。你會變得更有條理,能夠為接下來的一週作準備。永遠不會懷疑是否忘記做某事,把重要的事情都打理得井井有條。

補漏拾遺: 每週回顧促使你對最近的會議和活動進行跟進,例如:提醒自己要發送後續電子郵件,或從會議記錄中分類出要執行的任務。

關愛自我: 這也是審視你的工作與生活平衡的好時機。了解自己的身心健康,照顧好自己的身體。請記住,充分及優質的膳食、休息和運動對於增強持久力來說至關重要。

運籌帷幄: 你還記得數週前答應出席哪些約會和會議嗎?檢視即將到來的日程,是防止大失預算的好方法。不時,查看日曆上即將到來的事項,提醒自己提前準備好所需的文件。並且,為交通安排做好計劃 (例如,週四晚上從 A 到 B 需要多長時間?)。這樣亦會增強你自身的社交網絡及集思廣益的技巧,幫助你與合作伙伴提高效率和達成關鍵里程碑。

調整心態: 我建議在星期一早上進行每週回顧。雖然我也看到星期五的優點,但是因為通常在週一時尚未進入心流狀態 (flow),這種安排可以促使你頭入工作。

除了上述的好處外,每週回顧的實踐還有很多好處。一旦成為一種習慣,它能夠提升你的滿足感和自駕能力,還有風險管理方面的好處,如:降低錯過期限的風險或採取補救措施的需要。那麼,要養成習慣該怎麼做呢?

如何將每週回顧培養成為習慣

習慣可以解釋是由暗示、例行程序和獎勵這三件事所組成。當確立好該三個條件之後,你便會建立出一個新習慣。我將分享一些實踐的方法,希望我的經驗能幫助你落實每周回顧的習慣,提升你的生產力。

反思過去的一週時,要抓住我們所關注的東西,弄清每個項目的含義以及如何處理,組織並反思結果。

1. 建立儀式

別再毫無準備地進入星期一早上,每周至少保留1至2個小時來規劃你的一週,而且務必在開始下一週的任務之前進行。譬如在星期日晚上或者星期一早上花一個小時,配上你喜歡的輕鬆音樂 (例如:古典音樂或冥想音樂),倒一杯你最喜歡的茶或咖啡,使它成為你期待的活動。

除了日曆和筆記本 (例如 EvernoteTrello) 外,關閉網路連線或者使用如 StayFocus 之類的軟件來封鎖其他網站,尤其是要遠離社交網絡,防止失去分心而無法專注。

2. 連接全局

深吸一口氣,然後花一些時間看一下你一生的重要目標和夢想。回顧你的一生目標和關注領域,設定目標和行動工作簿。從全局出發,可以專注於真正重要的事情 (譬如建立一個充滿愛心的家庭,應高於擔心支付電費水費之類)。

3. 慶祝每週成果

寫下上週值得驕傲的一切,這是非常重要的一步。任何有積極意義的東西,都將在紀錄中得到回報。感謝你自己,堅持鍛煉身體或者參與了一個高興的聚會。不論是參加馬拉鬆比賽或是在街區四處走動都是豐富生活的足跡。

4. 寫下重大的教訓

我們每天都在學習新事物,但是如果你不讓所見所學融會貫通至生活上,那麼教育將是毫無價值的。記下在過去一週所有重要學習成果:重大的教訓、有意義的金句,以及具啟發性的事情。

5. 檢討計劃

完全按照計劃而行的情況少之又少,當回顧你上週想要完成的重要事情時,有什麼沒達成呢?請對自己完全誠實,把它們一一列出,特別是要列出實際重要的事情。為每一個項目,寫下未發生的原因。分析一下,這是出於一個很好的原因 (如發生了其他更重要的事情),還是出於一個不好的原因 (如你陷入連續 9 個小時檢查電子郵件)?你可以做些什麼來避免這種情況,以及如何改進?

結論

大多數人認為每週回顧很難開始,但一旦習慣了,你會發現它的好處將貫穿你的一生。你會變得更有條理,永遠不會懷疑你是否應該做某事或忘記做某事。你將掌控一切,獲得更多自由,並朝著更好的工作與生活平衡邁進。